无论如何,我将文件放在哪里?简化保存项目数据的4种方法

无论如何,我将文件放在哪里?简化保存项目数据的4种方法

我记得看过它。也许我将其保存到Dropbox了?还是在我的电子邮件中?盒子?可能保存到我的笔记本电脑了吗?或者,也许我是在手机上被捕获的……不……是在平板电脑上吗?那公司的服务器呢?

您是否曾经问过自己这个问题?

如今,我们似乎有太多选择可用于尝试新的云服务和省时功能,以至于我们可能会迷失其中。我必须自己做的一门学科就是以相同的方式将我的信息始终保存到相同的位置,以便再次找到它。现在,大多数程序都提供了很好的搜索功能,因此,如果您知道要查找的位置,则查找起来很容易。以下是管理文件的一些提示和想法。

  • 确保您一致地保存到同一位置。 像大多数人一样,我倾向于同时兼顾一些项目(在任何给定的时间都有一个专门的项目和一些其他/较小的项目)。我要记住的一件事是,即使我不必担心查找特定文档,也可能不得不跟随我。因此,只要我可以将项目文件保存到正确的“存储桶”,我(或其他人)通常都可以再次找到它。

 

  • 文件结构。 也许我是唯一一个使我的同事发疯的人,但有时我会做得太多,而且filing草。我认为,如果该文档位于项目文件夹中,并且用正确的关键字(例如,变更单请求或COR)进行标记,则其他人应该可以很容易地找到它。这不是一个好习惯,因此,即使我们可能不需要具有多个子文件夹级别的旧式经验文件结构,在整个项目中也应始终设置一些基本的文件夹。

 

  • 电邮至PDF。归档电子邮件一直以来都是一件繁琐的事情。我参与了数百万美元的项目,需要解决许多信息,方向和演变问题,这些问题可能会对成本或进度产生影响,并且需要随时访问。我确实删除了很多无关紧要的电子邮件,但是出于谨慎的考虑,我倾向于犯错,并且也会保留很多,这是由我所处理的公司来分类的。

 

我发现,将它们另存为PDF并将它们存档在项目文件中比,不但不尝试进行排序并确定什么不重要,反而更容易。如果使用Outlook,则可以通过右键单击文件夹并选择底部的“转换为PDF”选项,将所有电子邮件保存在特定的文件夹中(并保持文件夹结构)。 Adobe Acrobat Pro也将此选项嵌入到Outlook中。这给了我一个干净的,可搜索的文件,我可以使用它来访问我的所有电子邮件。

 

  • 计划和规格。不要忘记将计划和规范的PDF副本保存到云文档存储中。一旦它们在云中可用,您将惊讶于您开始引用它们的数量,因为它们是如此容易访问。

在设计Fluid CM时,我们为团队的所有项目文件提供了“一站式”服务。 Fluid使您的团队能够始终如一地使用和访问同一地点的所有项目文件,这些文件始终可通过云和移动设备访问。

我们集成到Fluid CM中的最喜欢的功能之一是消息工具,该工具使您可以简单地添加要与该主题协作的几个人,并将该主题发布到Fluid中。然后,系统跟踪所有来回响应(即使您从常规电子邮件中回复)。它允许您跟踪给定的方向并包括附件。您可以按关键字搜索所有帖子中的特定主题。这使您可以轻松地跟踪所有内容以及项目文件的其余部分。

为您和您的团队实施一个系统,以始终如一地保存与项目相关的信息,这将确保您在出现问题时不会丢失大量文档。

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