有效会议的最佳做法

有效会议的最佳做法

如果您从事建筑行业,那么您就会知道,如果不是书面形式,那么就不存在。如果计划未显示它,或者规格未引用它,或者合同未解决它,则它不会生成。但是,我们也知道没有一套完善的文件。这就是为什么文档如此重要并且拥有快速记录方向和说明并继续实际工作所必需的工具如此重要的原因。我们获得指导的方法之一是召开有效的会议。

在本文的第一部分中,我将概述运行高效会议的一些最佳实践,并在第二篇文章中进行总结,总结一些使会议变得更容易的工具。

设置会议时,您应该问自己的第一个问题是:是否真的需要召开会议?”

我们所有人都受到效率低下,运行不佳或完全不必要的会议的影响。充其量,这些会议可能会带来不便。但是,对于某些人来说,这被视为对他们时间的冒犯。退后一步,意识到很多人都有 对会议上瘾 并尽力指导他人不要陷入这个陷阱。

在他的书中 在下次会议之前阅读…Al Pittampalli概述了错误紧急会议的三种不同类别(举行会议是因为有人认为会议很重要,但可以通过其他方式更有效地进行处理);便利会议,正式会议和社交会议。这里的关键是要认识到会议的效率非常低,并且花费大量资源。如果您可以更好的方式获得结果,那么您应该不开会就这样做。

其中一些方法包括:

  1. 发送群组电子邮件。
  2. 直接呼叫单个成员。尽管对于所涉及的关键人员而言并不方便,但可以更有效地利用团队的时间。
  3. 举行小组会议,团队的每个成员都需要做出贡献。集体可以比集体完成更多的工作,每个人都有一个共同的重点和明确的目标。
  4. 头脑风暴–小组会议,旨在产生想法的特定目标。

在她的文章中 每个人都需要了解召开富有成效的会议,达娜·罗斯曼妮(Dana Rousmaniere)这样解释:“不要为可以通过电话解决的事情安排会议,也不能为可以通过电子邮件进行沟通的事情打电话”。

在施工中,通常将重点放在协调会议上,这可能是手续的正式和/或合同义务的一部分。无论哪种方式,协调和面对面的讨论都是至关重要的,因此让我们深入研究一些最佳实践。

那么,为什么我们仍然需要见面?

答案……做出决定。

让我们明确一下我们在这里要完成的工作。我们开会的原因是为了确保:

  • 信息被传达和记录。想想一个施工前会议,在该会议上您将审查特定于贸易的计划,规格和合同要求。
  • 得到各方面的意见。例如设计师团队,或从事贸易的人。
  • 获得批准。来自所有者,建筑​​师或GC。

所有这些项目基本上都集中到一个关键点:向前移动一个项目,或者按照我的想法,在现场获得结果。这在会议记录中逐项记录。

为了推进一个项目,需要有明确的责任感……这将导致我在明天的下一篇文章中提出下一个要点。

 

 

谁有球?

为了推进一个项目,需要有一个明确的行动项目和一个明确的责任方。一次只有一个人可以接球,因此您应尽量避免将多个人分配到同一动作项目中(否则您将冒着没人完成该项目的风险)。

现在,让我们看一些最佳实践,以保持会议的有效性。

 

有效会议的最佳做法

  • 从明确的议程开始。提前将其发送出去,以便人们有时间进行准备。
  • 限制会议人数。不必担心会伤害人们的感情。
  • 保持讨论的进度-尤其是与时间有关的讨论。从第一天起就准时开始和停止为每个人定下基调。巧妙地指导参与者集中精力解决当前遇到的问题。会议结束后,您可能需要与几个人一起设置单独的侧边栏,以免当前会议出轨。
  • 为会议设置适当的音调。还请注意您的肢体语言。
  • 球场内的球,方向清晰。确保确定每个活动项目的负责人。有时,会议的进行速度超过了参加会议记录的人能够跟上的速度。有时还不清楚谁是责任方。如果您是参加会议记录的人,则需要先停止会议并清理项目,然后再继续进行会议。
  • 会议前几天使用提醒–尝试通过电子邮件,讨论和更新的议程来吸引人们,从而提前推进会议的大部分工作。

您在从会议中获取结果时遇到困难吗?取得结果的最佳方法是逐项进行适当的关闭。这意味着项目负责人要完成一项任务,并要完成一个日期。保罗·阿克斯泰尔(Paul Axtell)指出了 结束会议的正确方法.

许多会议也可能很小,甚至有些非正式。以取得成果的名义,不要害怕在电子邮件中继续讨论这些内容,其中总结了所讨论的内容以及由谁负责。另外,别忘了智能手机拥有一些很棒的工具,其中包括可帮助您捕捉白板或图表图片的照相机以及录音笔和录像机。这将我们带到下一篇文章… 管理会议的最佳工具

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