使用基于云的软件管理分包合同

使用基于云的软件管理分包合同

这篇文章是概述建筑行业最佳实践的系列文章的一部分,并为您提供了建议的工具来帮助您实施这些最佳实践。 

在管理分包合同中可以进行很多讨论。出于本文的目的,我们将重点介绍基于云的企业资源系统(ERP)提供的好处。

追踪细节 

无论何时需要,您都应该可以访问分包合同。分包合同可以是详细的,并且通常在每个项目的基础上进行谈判,因此,要确保您拥有详细的信息权利,您需要快速访问此信息。今天’的技术使您可以将该信息保存到云中,并在需要时将其拉下。 Dropbox,Box,Egnyte,Google和Microsoft(仅举几例)提供了一种通用且简单的下拉PDF的方法’的版本。其他基于云的企业资源计划(ERP)系统(例如Fluid CM)使您不仅可以跟踪PDF文件,还可以跟踪更多文件。他们应该能够为您提供许多简单但功能强大的工具。

成本编码和详细的价目表

您可以在合同中跟踪的两个最重要的事情是进入项目的资金和流出项目的资金。建立了会计系统可以通过多种方式对此进行细分,但是对于项目管理,我们只需要一些简单的工具即可。一种方法是将工作范围分解为详细的订单项,并附上 CSI 费用代码。这构成了价值或SOV计划的基础,而SOV构成了跟踪绩效,开票和变更的基础。根据您自己执行的工作量,您可能会将这些领域分解为人工,材料,设备和分包合同。关键是能够比较您的入账金额与出账金额,并确保您步入正轨。稍后,我们将介绍更多用于这些比较的工具。

请注意,此过程不同于跟踪您的初始预算或估算。您的分包合同是通过合同保证的入款美元。与预算或预算进行比较是一个单独的练习,用于微调未来工作的预算,或找出在最初的计划流程中可能出现的问题。

追踪过程

企业资源计划软件还使您可以跟踪合同的谈判过程,或者在将分包商从报价锁定到合同的情况下跟踪购买过程。好的公司会密切关注收购过程,因为重要的是要迅速获得合同,这样价格才能’改变和订阅’不要忙于其他工作。某些系统允许您以数字方式提交和签署合同,从而节省了时间和纸张。其他允许您设置预定义的工作流,以便您可以通过组织中各个审批级别来引导它。详细的历史记录也有助于跟踪合同的发出时间以及周转时间。

附件

合同可以包含很多展品。图纸,规格,保险证书,一般豁免,特殊条款,时间表。所有这些都需要在您的系统中进行附加和跟踪。 Web浏览器允许将这些附件快速上载到系统中。

链接到变更单和账单

企业资源计划’可以使您以SOV和主要合同设置为起点,快速有效地跟踪项目变更和开票。项目可能会变得非常复杂,并且为了避免成本超支,您需要能够有效地管理这些细节。

隐私 

如今,大多数系统都允许您邀请其他用户加入您的项目,以管理各种不同级别的详细信息。您希望能够将敏感信息(例如客户合同和特定分包合同)限制为仅在您组中绝对需要了解此信息的那些人。

Snaphot

快速快照/概述以及指向各个合同的链接也很重要,因为它有助于加快访问所需信息的过程,并让您快速了解收购过程中的情况。请参见下面的图片作为示例。

 

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流体合同经理将这些项目考虑在内,以实现更大的可访问性和更快的文档处理。要了解更多信息,请访问 igywna.icu

合同摘要页面

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