无论如何,我在哪里放置了这个文件? 4种方法来简化节省项目数据

无论如何,我在哪里放置了这个文件? 4种方法来简化节省项目数据

我记得看到它。也许我将它保存到Dropbox ...或者在我的电子邮件中是吗?盒子也许?保存到我的笔记本电脑上?或者也许我在手机上捕获......不...是我的平板电脑吗?该公司的服务器呢?

你有没有问过这个问题?

今天,我们似乎可以为我们提供如此多的选择来尝试新的云服务和节省时间,我们可以丢失它们。一旦我必须为自己提供的学科,我的信息始终以同样的方式将我的信息保存到同一个点,以便我能找到它。大多数程序现在提供了非常好的搜索功能,因此如果您知道在哪里可以找到它很容易。以下是管理文件的一些提示和思想。

  • 确保您始终节省到同一位置。 像大多数人一样,我倾向于一次兼顾一些项目(在任何特定时间专注于一个专门的和几个方面/较小的项目)。我要记住的那种情况是,即使我不必担心找到特定文件,我可能不得不。所以,只要我可以让我的项目文件保存到正确的“桶”I(或其他人)通常可以再次找到它。

 

  • 文件结构。 也许我是唯一一个驾驶我的同事坚果的人,但有时候我会在我的申请中做出太多并获得邋..我认为,如果文档位于项目文件夹中,它标有右键单词(如更改订单请求或短暂的COR),其他人应该能够容易地找到它。这不是一个很好的做法,因此即使我们可能不需要具有多个级别的子文件夹的旧实证文件结构,因此在您的项目中应该有一些基本文件夹设置。

 

  • 发送电子邮件到PDF.。提交电子邮件一直是苦差事。我已经在数百万美元的项目上工作,并对可能具有成本或进度后果的问题进行了大量的信息,方向和演变,需要存储和易于访问。我确实删除了很多无关紧要的电子邮件,但是我倾向于谨慎行事,并保持了很多我正在处理的公司。

 

而不是尝试排序并确定重要的是什么,我发现将它们作为PDF保存并在项目文件中存档它们是更容易的。如果使用Outlook,则可以通过右键单击该文件夹并选择底部的“转换为PDF”选项来保存特定文件夹(并保留文件夹结构)中的所有电子邮件。 Adobe Acrobat Pro还将此选项嵌入到Outlook中。这使我能够使用一个清除,可搜索的文件,我可以用来访问我的所有电子邮件。

 

  • 计划和规格。不要忘记将您的计划和规范的PDF副本保存到云文档存储。一旦它们在云中使用,您将惊讶于您开始引用它们的程度,因为它们如此可访问。

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