有效会议的最佳实践

有效会议的最佳实践

如果您在建筑行业,那么您知道如果它不写,那么它不存在。如果计划不显示它,或者规格不引用它或合同不会解决它,那么它就不会建成。然而,我们也知道没有一套完美的文件。这就是为什么文档是如此至关重要,并且具有快速记录方向和澄清所需的工具,并继续实际工作是如此重要。我们获得方向的方式之一是通过有效的会议。

在这篇文章的第一部分,我将概述一些效率和有效的会议的最佳实践,并用第二个帖子包装,总结了一些可以更轻松地举行会议的工具。

在建立会议时,你应该问自己的第一个问题,“是一次会议真的需要吗?”

我们都受到效率低下的会议,运行不佳或只是不必要的。最多,这些会议可能是一个不便。然而,对于一些,这被视为侮辱他们的时间。退后一步,意识到很多人都有一个 会议上瘾 并尽力教授其他人不要陷入这种陷阱。

在他的书中, 在我们的下一次会议之前阅读这一点...... Al Pittampalli,概述了虚假会议的三种不同分类,(举行的会议,因为有人认为它们很重要,但可以以其他方式更有效地处理;便利会议,形式会议和社交会议。这里的关键是认识到会议非常低效,并且成本很多。如果您可以以更好的方式获得结果 - 如果没有会议,那么您应该这样做。

其中一些方式包括:

  1. 发送组电子邮件。
  2. 直接打电话给个别成员。虽然不方面参与关键人物,但该团队的时间更有效地使用。
  3. 持有团队工作会议,需要团队的每个成员贡献。集体可以获得更多的是一个群体,而不是他们自己,每个人都有一个共同的重点和明确的目的。
  4. 头脑风暴 - 集团会议集,具有生成想法的特定目标。

在她的文章中 每个人都需要了解运行富有成效的会议,Dana Rousmaniere以这种方式解释了它“不要安排可以在电话中寻址的东西的会议,并且不会打电话给可以通过电子邮件传达的东西”。

在建设中,重点通常是在协调会议上,这可能是合法义务的形式和/或部分。无论哪种方式,协调和面对面的讨论都很重要,所以让我们深入挖掘一些最佳实践。

那么为什么我们需要见面?

答案......做出决定。

让我们清楚我们试图在这里完成的事情。我们有会议的原因是确保:

  • 信息已传达和记录。想到您正在审查贸易特定计划,规格和合同要求的预施工会议。
  • 从各种人口获得输入。如设计师团队,或贸易人。
  • 获得批准。来自所有者,架构师或GC。

所有这些项目基本上漏斗到一个关键点:向前移动项目,或者我喜欢思考,以获得结果。这是在会议纪录,逐项项目中记录。

为了移动一个项目前进,需要清晰的责任感......这导致我明天下一篇文章的下一点。

 

 

无论如何,谁有球?

为了前进,需要一个明确的行动项目和明确的负责任。只有一个人可以一次拥有球,所以你应该尝试并避免将多个人分配给同一行动项(否则你遇到没有人完成物品的风险)。

现在让我们来看看一些最佳做法,以保持您的会议有效。

 

有效会议的最佳实践

  • 从明确的议程开始。提前发出这一点,以允许人们准备时间。
  • 限制会议的人数。不要担心在这里伤害人们的感情。
  • 保持追踪的讨论 - 特别是与时间相关。从第一天开始和停止时间为每个人设置音调。巧妙地指导参与者专注于手头的问题。在会议后,您可能需要使用几个人设置一个单独的侧栏,以便当前会议没有出轨。
  • 为会议设置适当的基调。也意识到你的肢体语言。
  • 球 - 庭院和清晰的方向。一定要确定负责人为每个活动项目是谁。有时会议比参加会议纪要的人更快地移动。其他时间不明确谁是负责任的党派。如果您是参加会议的人,您需要能够在允许会议继续前进之前停止会议并清除项目。
  • 在会议前几天使用提醒–通过通过电子邮件和讨论和更新的议程来推动人们提前尝试前进的会议。

您是否遇到会议中的结果?获得结果的最佳方法是通过项目逐项妥善关闭。这意味着物品的负责人有一个任务来完成和完成它的日期。 Paul Axtell标识了一些更精细的点 结束会议的正确方法.

许多会议也可以很小,有点非正式。以获取结果的名义,不要害怕跟进这些讨论,并通过电子邮件汇总了讨论的内容,谁负责什么。此外,不要忘记您的智能手机有一些优秀的工具,包括相机,可以帮助您禁止白板或图表以及录音机和录像机。这将我们带到下一个帖子...... 管理您的会议的最佳工具

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